Politique de protection des données personnelles des Candidats et Salariés

POLITIQUE DE PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Mise à jour : 04/10/2019

La société IZUMA, attentive aux droits des individus et dans une volonté de transparence avec ses utilisateurs, a mis en place une politique reprenant l’ensemble de ces traitements, des finalités poursuivies par ces derniers ainsi que des moyens d’actions à la disposition des individus afin qu’ils puissent mieux exercer leurs droits.

La présente a pour objectif de veiller à la confidentialité et au respect des données personnelles (ci-après les « Données ») des Candidats, Intérimaires et Salariés.

Lors de votre navigation sur le site Internet https://www.troops.fr/ en sa version web et mobile ou le cas échéant les applications mobiles correspondantes (ci-après le « Site TROOPS »), en tant que responsable de traitement des Données, nous vous exposons comment nous traitons vos Données, l’objectif principal de ce traitement étant de vous apporter des services et de nouvelles fonctionnalités dans le respect de vos droits.

Nous protégeons votre vie privée en assurant la protection, la confidentialité, la non altération, la disponibilité et la sécurité des Données que vous nous confiez.

Nous prenons l’ensemble des mesures nécessaires afin de vous fournir une information claire et transparente sur la manière dont vos Données seront traitées, mettre en place toutes les mesures techniques nécessaires pour protéger vos Données contre la divulgation, la perte, l’altération ou l’accès par un tiers non autorisé, conserver vos Données uniquement le temps nécessaire aux fins du traitement déterminé et vous offrir à tout moment la possibilité d’accéder et de modifier vos Données que nous traitons directement via le site internet https://www.troops.fr/.

À ce titre, TROOPS s’engage par la présente à respecter les principes essentiels du règlement européen général et du droit français sur la protection des données personnelles, en vous informant de l’existence et des modalités des traitements de Données qu’elle met en œuvre, de vos droits concernant vos Données et en mettant effectivement en œuvre les opérations que l’exercice de ces droits implique, de l’existence d’éventuels transferts vers un pays tiers et des transferts vers des destinataires, de la durée de conservation des Données collectées et des mesures de sécurité des Données.

1. QUI EST CONCERNÉ  ?

Cette Politique de confidentialité vous concerne si vous utilisez le site internet https://www.troops.fr/ ou le Logiciel accessible via https://www.troops.fr/.

2. QUI SOMMES-NOUS ?

TROOPS est le nom Commercial de la société IZUMA, société par actions simplifiée au capital social de 820 000 € immatriculée au RCS Lyon n° 819 482 761, représentée par la société ELG GROUPE en qualité de Président, et dont le siège social est situé à LYON (69002), 31 place Bellecour.

IZUMA édite le Site TROOPS et procède, à ce titre, à différents traitements de vos Données en qualité de responsable de traitements.

Le site est hébergé par la  société AWS, Amazon Web Services dont le siège social français est localisé Tour Carpediem au 31 place des Corolles 92098 Paris - La Défense Cedex.

3.  POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?

3.1. A quelles occasions collectons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons recueillir vos Données lorsque vous visitez le Site TROOPS qui utilise des cookies, lorsque vous créez un compte sur le Site TROOPS, lorsque vous êtes client ou utilisateur du Logiciel TROOPS, ou encore lorsque vous adhérez à nos newsletters.

Nous traitons vos Données :

-  Afin de vous proposer une expérience de navigation la plus fluide et la plus pertinente possible sur le Site TROOPS ou sur le Logiciel TROOPS,

-  Dans le cadre de l’utilisation du Logiciel TROOPS, c’est-à-dire dans le cadre de la dématérialisation de la gestion des ressources humaines notamment pour la rédaction de contrats de travail, l’édition de fiches de paies, l’édition d’annonces de recherches d’emploi, la mise en relation entre candidats et recruteurs, la mise en relation avec des entreprises de travail temporaire, la gestion des contrats entre candidats et entreprises de travail temporaire, la facturation des entreprises utilisatrices, le paiement des salaires des intérimaires, les formations des salariés, le traitement des absences (congés, arrêts maladies, accident du travail), gestion des compétences, entretiens annuels, mutuelle et prévoyance, gestion des visites médicales et plus généralement de tout ce qui concerne la gestion administrative de la vie du contrat de travail.

Les bases juridiques de l’ensemble de ces traitements sont votre consentement ainsi que l’exécution d’un contrat auquel vous serez partie.

3.2 Quelles sont les données que nous collectons ?

Nous collectons, ou pourrons être amenés à collecter, les données suivantes :

-        Etat-civil, identité ;

-        Situation familiale ;

-        CV, scolarité, formation professionnelle, expériences ;

-        Revenus, situation financière, situation fiscale ;

-        Adresse IP, Logs ;

-        Déplacements, données GPS, adresse domicile ;

-        Rémunération souhaitée ;

-        Visites médicales (aptitudes) ;

-        Numéro et copie de carte vitale ;

-        Relevé d’identité bancaire ;

-        Coordonnées de la mutuelle, de la prévoyance ;

-        Disponibilités ;

-        Souhaits de postes ;

-        Fiches de paies ;

-        Contrats de travail ;

-        Casier judiciaire ;

-        Diplômes et attestations, certifications ;

-        Photographie 

3.3 Avez vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?

Avant la signature de tout contrat de mission proposé au Candidat ce dernier n’est pas dans l’obligation de nous communiquer ses informations personnelles. Cependant dans le cas où le Candidat refuserait, il nous serait impossible de lui fournir l’entièreté de nos services. Par là même le Candidat autorise Troops a utilisé son image dans le respect des dispositions légales prévues à l’article 9 du Code Civil et sur le fondement de l’article 6 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

Pour la signature de tout contrat de mission proposé au Candidat il est primordiale que nous disposions des données personnelles de ce dernier. La conclusion et le maintien du contrat de mission en dépendent.

Dans le cas où le Candidat refuserait de nous transmettre de telles données personnelles, nous ne pourrions pas être en mesure de poursuivre la relation de travail avec ce dernier. Certains processus ne seront donc pas accessible au Candidat.

4. QUI SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES ?

Différents services internes de TROOPS peuvent avoir accès à vos Données.

Nous ne partageons pas vos Données avec des tiers (hors des services internes de TROOPS en relation avec les traitements) sauf dans les circonstances précises suivantes. Les informations vous concernant pourront être communiquées à toute personne ou toute entité publique ou privée, notamment les administrations ou des ordres professionnels, lorsque cette communication est prévue par la loi ou la règlementation. 

Concernant la gestion dématérialisée des ressources humaines, nous transmettons vos Données à certains prestataires spécialisés dans les transactions bancaires (ex : banques, prestataires de service de paiement), les organismes sociaux, l’URSSAF, Caisse de retraite, Caisse de prévoyance, services de Pôle emploi, organismes de la médecin du travail, Caisses d’Allocations Familiales ou organismes sociaux, sous-traitants et prestataires. 

5. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Vos Données sont recueillies par TROOPS pour le temps nécessaire à la réalisation des traitements visés en paragraphe 3 du présent document.

Les grandes catégories de Données collectées par TROOPS sont conservées pour les durées suivantes.

•        Pour la gestion des intérimaires, cinq ans à compter de la fin du dernier contrat de travail ;

•        Pour la gestion des contrats clients, cinq ans à compter de la fin du contrat ;

•        Pour la gestion du recrutement, deux ans après le dernier contact avec le candidat ;

•        Pour la gestion des prospects, trois ans à compter du dernier contact ;

•        Pour la gestion des contrats avec les entreprises de travail temporaire, cinq ans à compter de la fin du contrat ;

•       Pour les données bancaires, les Données sont conservées pendant la durée de validité de la carte bancaire plus un jour.

Certaines données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues en archivage intermédiaire distinctement de la base active, avec accès restreint, si :

•        Il existe une obligation légale de conservation de données pendant une durée fixée ;

•        En l’absence d’obligation de conservation, ces données présentent néanmoins un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de prescription/forclusion applicables, notamment en matière commerciale, civile et fiscale.

6. COMMENT EXERCER VOS DROITS ?

6.1. Vous avez le droit de demander l'accès et la rectification de vos Données. Dans le cas ou vous démontrez que les informations que nous détenons sont incorrectes, vous êtes en droit de solliciter leur mise à jour ou toute autre forme de rectification.

6.2. Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos Données.

Dans les cas prévus par la réglementation, toute personne concernée a le droit de demander que le traitement de ses données soit limité. En cas de limitation, les données seront conservées mais ne feront plus l’objet d’un traitement.

6.3. Vous avez le droit de demander la suppression de vos Données.

En cas de demande de suppression de vos Données, TROOPS pourra néanmoins les conserver sous forme d’archivage intermédiaire, et ce pour la durée nécessaire à la satisfaction de ses obligations légales, comptables et fiscales.

6.4. Vous avez le droit de demander à exercer votre droit d’opposition vis-à-vis des traitements exploités à des fins de prospections commerciales.

Si vous êtes concerné par la prospection téléphonique, vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de votre numéro de téléphone par des partenaires de TROOPS en vous inscrivant gratuitement sur le site www.bloctel.fr .

Si vous êtes concerné par la prospection par email, vous pouvez également modifier ou vous désabonner des newsletters en cliquant sur le lien hypertexte « Me désabonner » présent dans chaque newsletter.

6.5. Vous avez le droit de formuler des directives post-mortem spécifiques et générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos Données.

En l’absence de toute directive, vos héritiers peuvent s’adresser à TROOPS afin (i) d’accéder aux traitements de Données permettant « l’organisation et le règlement de la succession du défunt » et/ou (ii) de faire procéder à la clôture de votre Compte sur le Site et/ou de s’opposer à la poursuite du traitement de vos Données.

En tout état de cause, vous avez la possibilité de nous indiquer, à tout moment, que vous ne souhaitez pas, en cas de décès, que vos Données soient communiquées à un tiers.

6.6. Vous avez le droit d’exercer votre droit à la portabilité. La possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et tout à fait lisible par machine. 

6.7. Vous avez le droit de retirer votre consentement à la réalisation des traitements fondés sur cette base juridique.

Veuillez noter que le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité des traitements réalisés avant le retrait de celui-ci.

6.8. Vous pouvez, à tout moment, porter réclamation devant l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL : www.cnil.fr)

De manière générale, pour exercer vos droits, veuillez adresser votre demande (en indiquant votre adresse électronique, nom, prénom et adresse postale) à contact@troops.fr ou contrat@troops.pro.

Nous vous adresserons une réponse dans un délai d’un (1) mois maximum suivant la date de réception de votre demande.

7. COOKIES

Cette rubrique est consacrée à notre politique de gestion des cookies sur notre site www.troops.fr.

Elle vous permet d’en savoir plus sur l’origine et l'usage des informations de navigation traitées à l'occasion de votre consultation de notre site internet et sur vos droits.

7.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

A l’occasion de la consultation d’un site internet, un éditeur de site internet, tel que TROOPS, peut être amené, sous réserve de vos choix, à déposer sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette), grâce à votre navigateur, un fichier texte.

Ce fichier texte est un cookie. Il va permettre à TROOPS, pendant la durée de validité ou d’enregistrement du cookie, d’identifier votre terminal lors de vos prochaines visites. 

Seul l’émetteur d'un cookie est susceptible de lire ou de modifier les informations contenues dans ce cookie.

Vous trouverez ci-dessous les informations relatives aux cookies susceptibles d’être déposés sur votre terminal lorsque vous visitez des pages du site https://www.troops.fr, soit par TROOPS, soit par des tiers, ainsi que les moyens vous permettant de supprimer/refuser l’inscription de ces cookies sur votre terminal.

7.2. À quoi servent les cookies sur https://www.troops.fr/?

Il existe plusieurs catégories de cookies, certains sont émis directement par TROOPS et ses prestataires, d’autres peuvent être émis par des sociétés tierces.

7.2.1. Les cookies émis par TROOPS et ses prestataires

Différents cookies peuvent être déposés sur votre terminal lors de votre navigation sur notre site internet :

7.2.1.1. Les cookies « Essentiels »

Ces cookies sont indispensables à la navigation sur notre site.

Leur suppression peut entrainer des difficultés de navigation sur notre site ainsi que l’impossibilité d’accéder au Logiciel.

Ces cookies sont également nécessaires au suivi de l’activité de TROOPS.

Ces cookies peuvent être installés sur votre terminal par TROOPS ou par ses prestataires.

7.2.1.2. Les cookies « Analytiques et de Personnalisation »

Ces cookies ne sont pas indispensables à la navigation sur notre site mais peuvent permettre, par exemple, pour vous : de faciliter votre navigation sur le site ou le logiciel TROOPS, et pour nous : de mieux cibler vos attentes, d’améliorer notre offre, ou encore d’optimiser le fonctionnement de notre site ou de notre Logiciel.

7.3. Gérer les cookies déposés sur votre terminal

L’enregistrement d’un cookie dans votre terminal est subordonné à votre volonté.

Vous pouvez, à tout moment, simplement et gratuitement, choisir d’accepter ou non l’enregistrement de cookies sur votre terminal.

7.3.1. Les choix qui vous sont offerts

Vous pouvez choisir les cookies pouvant être déposés sur votre site internet, à l’exception des cookies essentiels, strictement nécessaires à la navigation et à l’utilisation du Site TROOPS ainsi qu’au pilotage de l’activité de TROOPS.

7.3.2. Les choix qui vous sont offerts par votre logiciel de navigation (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, etc.).

Vous pouvez configurer votre logiciel de navigation selon votre volonté, de manière à ce que des cookies soient (i) acceptés et enregistrés dans votre terminal ou, au contraire, (ii) afin qu'ils soient refusés.

Si votre logiciel de navigation est paramétré de manière à accepter l’enregistrement de cookies dans votre terminal, les cookies intégrés dans les pages et contenus que vous avez consultés seront systématiquement enregistrés dans votre terminal.

Vous pouvez paramétrer votre logiciel de navigation de manière (i) à ce que l’acceptation ou le refus des cookies vous soient proposés ponctuellement, avant qu’un cookie soit susceptible d’être enregistré, (ii) à refuser systématiquement l’enregistrement de cookies dans votre terminal. 

Attention : Tout paramétrage que vous pouvez entreprendre sur votre logiciel de navigation concernant l’acceptation ou le refus des cookies sera susceptible de modifier votre navigation sur Internet et vos conditions d'accès à certains services nécessitant l'utilisation de ces mêmes cookies. 

Par exemple, en refusant certains cookies essentiels vous risquez de ne plus pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités du Logiciel TROOPS.

Si vous choisissez de refuser l’enregistrement de cookies dans votre terminal ou si vous supprimez ceux qui y sont enregistrés, nous déclinons toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé de nos services résultant de l'impossibilité pour nous d'enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que vous auriez refusés ou supprimés.

7.3.3. Comment exercer vos choix selon le navigateur que vous utilisez ?

La configuration de chaque logiciel de navigation est différente. Elle est généralement décrite dans le menu d'aide de votre logiciel de navigation. Nous vous invitons donc à en prendre connaissance. Vous pourrez ainsi savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de cookies.  

• Pour Internet Explorer™ : http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies 
• Pour Safari™ : https://support.apple.com/kb/PH19214?locale=fr_FR&viewlocale=fr_FR
• Pour Chrome™ : http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647
• Pour Firefox™ : http://support.mozilla.org/fr/kb/Activer%20et%20d%C3%A9sactiver%20les%20cookies 
• Pour Opera™ : http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html 

8. TRANSFERTS HORS DE L’UNION EUROPÉENNE

En règle générale, nous conservons vos Données au sein de l’Union Européenne.

Cependant, étant donné que certains de nos prestataires de service sont situés dans des pays en dehors de l’Union Européenne (« Pays Tiers »), nous pouvons être amené à transférer certaines de vos Données dans des Pays Tiers.

Cela peut notamment être le cas vers des Pays Tiers pour lesquels la Commission Européenne n’a pas évalué le niveau de conformité.

Dans un tel cas, nous nous assurons que ce transfert est effectué en conformité avec la réglementation applicable et garantit un niveau de protection adéquat de votre vie privée et de vos droits fondamentaux (notamment par l’utilisation de clauses contractuelles types de la Commission Européenne).

Sur simple demande formulée à contact@troops.fr, nous pouvons vous fournir davantage d’informations quant à ces transferts.

9. MESURES DE SECURITÉ

Nous nous engageons à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque encouru pour les droits et libertés des personnes physiques dans le cadre des traitements visés au point 2.

Ces mesures sont définies en prenant compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques identifiés.

10. RÉVISION ET ACTUALISATION DE LA POLITIQUE

La présente politique sera actualisée autant que de besoin afin de répondre aux exigences de la réglementation applicable à la protection des Données.